Szenario
zusätzliche Information
Während der Initiierungsphase traf sich der Projektmanager mit dem Marketingdirektor, um mehr über die Anforderungen des Werbekalenders zu erfahren, und zeichnete die folgenden Notizen auf:
Die Auftragszahlen bei MNO Manufacturing haben sich teilweise aufgrund der verstärkten Marketingaktivitäten der Wettbewerber verringert. 10% der Kunden haben in diesem Geschäftsjahr nicht nachbestellt und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter ist schlecht. Infolgedessen ist eine Reihe von Fachkräften abgereist, und aufgrund des reduzierten Betriebs wurden keine Ersatzkräfte eingestellt. Wenn das Projekt erfolgreich ist, ist eine Rekrutierungskampagne erforderlich, um die vorhandenen Stellen zu besetzen, und möglicherweise sind zusätzliche Mitarbeiter erforderlich. Die Betriebskosten werden wahrscheinlich steigen, da qualifiziertes Personal teuer und schwer zu finden ist.
Finanziell gab es im letzten Geschäftsjahr insgesamt 1.500 Aufträge mit einem durchschnittlichen Gewinn von jeweils
£ 2k. Die Marketingabteilung ist der Ansicht, dass das Senden eines Werbekalenders an unsere aktuellen und potenziellen Kunden die Bestellungen um mindestens 10% erhöhen würde, wobei mindestens 10 weitere Bestellungen aus der Liste der potenziellen Kunden innerhalb von 12 Monaten ab dem Datum der Verteilung erforderlich sind.
Der Marketing Director finanziert das Projekt aus dem Business-Marketing-Budget. Sie glaubt, dass die Wirkung eines guten Unternehmensimages, das durch einen erfolgreichen Kalender dargestellt wird, bis in ein zweites Jahr andauern würde. Sie hat den gleichen Anstieg der Bestellungen für ein zweites Jahr prognostiziert und prognostiziert, dass die jährliche Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit eine messbare Verbesserung der Arbeitsmoral zeigen wird.
Eine Reihe von Alternativen wurde untersucht, darunter:
* 20% Rabatt für alle Stammkunden - nicht kostengünstig und sehr kurzfristig
* Ein Werbekalender als kostenloses Weihnachtsgeschenk - würde aktuelle und potenzielle Kunden ansprechen und die Vorteile würden bis in ein zweites Jahr anhalten
* Eine Reihe von Fernseh- und Pressewerbung war zu teuer
* Eine Direktwerbung an alle Kunden - der Nutzen wäre kurzfristig
* Erstellung einer Internet-Website - würde nicht allen Kunden passen
Der Kalender wird als bevorzugte Option angesehen, solange die Wettbewerber des Unternehmens ihre Marketingaktivitäten nicht steigern. Während die Marketingabteilung ein hochqualitatives, glänzendes Produkt wünscht, muss sich das Projektmanagementteam der damit verbundenen Kosten bewusst sein.
Verwenden des Projektszenarios und der zusätzlichen Informationen zu dieser Frage Beantworten Sie im Szenarioheft die folgende Frage.
Welche 2 Aussagen sollten unter der Überschrift Gründe aufgezeichnet werden?

• A. Es werden 1.500 Bestellungen mit einem durchschnittlichen Gewinn von 2.000 GBP erwartet.
• B. 10% der Kunden haben in diesem Geschäftsjahr nicht nachbestellt.
• C. Die Marketingabteilung geht davon aus, dass durch das Senden eines Werbekalenders an aktuelle und potenzielle Kunden die Bestellungen um mindestens 10% erhöht werden.
• D. Die Marketingabteilung geht davon aus, dass die Wirkung eines guten Unternehmensimages, das durch einen erfolgreichen Kalender dargestellt wird, bis in ein zweites Jahr anhalten wird.
• E. MNO Manufacturing verzeichnet einen Rückgang der Bestellungen, was teilweise auf die verstärkten Marketingaktivitäten seiner Wettbewerber zurückzuführen ist.

Szenario
zusätzliche Information
Chief Executive Officer (CEO): Er hat das Unternehmen vor 25 Jahren gegründet und kennt seinen Job sehr gut. Er hat sich vor zwei Jahren am Bein verletzt, was seine Besuche im technischen Bereich eingeschränkt hat. Als CEO hat er einen Überblick über die strategischen Geschäftsanforderungen und die Befugnis, die erforderlichen Ressourcen bereitzustellen.
Marketing Director: Sie ist seit drei Jahren im Unternehmen, nach einer erfolgreichen Karriere bei einem Werbefirma. Sie hat die Fähigkeit, die Bedürfnisse des Unternehmens zu vertreten, insbesondere da es sich um ein Marketingprojekt handelt. Sie hat die Befugnis, das jährliche Marketingbudget für Unternehmen festzulegen, aus dem das Projekt nach eigenem Ermessen finanziert wird. Sie wird für die Überwachung der erwarteten Vorteile des Kalenders verantwortlich sein, insbesondere für die Verbesserung des Image des Unternehmens.
Engineering Manager: Er war für viele technische Innovationen im Unternehmen verantwortlich und ist immer noch so engagiert und energisch wie am Tag seines Starts. Obwohl er nicht Teil des Projektteams sein wird, werden seine Mitarbeiter auf den Fotos für den Werbekalender abgebildet sein.
Zentrale Aufzeichnungen: Diese Gruppe von fünf Mitarbeitern kümmert sich um alle Unternehmensaufzeichnungen und die Dokumentenkontrolle. Sie verwalten jetzt alle Projektdateien.
Helle Lichter: Dies ist das lokale Bürobedarfsunternehmen. Es liefert den gesamten Bedarf an Schreibwaren und Bürogeräten des Unternehmens und wird das Briefpapier für dieses Projekt liefern.
Portraits Ltd.: Dies ist ein professionelles Fotounternehmen mit einer Reihe exzellenter Fotografen und einer Geschichte erfolgreicher Arbeit. Diese Firma wurde ausgewählt, um die Fotos für den Firmenkalender aufzunehmen. Es muss noch entschieden werden, welcher der Fotografen verwendet werden soll.
Welche 2 Aussagen erklären, warum der Vertriebsleiter als User Assurance für dieses Projekt ernannt werden sollte?

• A. Er kann eine Bewertung der möglichen Auswirkungen des Kalenders auf den Umsatz abgeben.
• B. Er möchte in Zukunft in die Marketingabteilung wechseln und sieht dies als Gelegenheit, eng mit dem Marketingdirektor zusammenzuarbeiten.
• C. Er ist letztes Jahr mit großer Begeisterung in das Unternehmen eingetreten und möchte den Umsatz steigern.
• D. Er kann Konflikte in den Anforderungen zwischen der Verkaufsabteilung und der Marketingabteilung lösen.
• E. Er kann über das geeignete Stakeholder-Engagement aktueller und potenzieller Kunden beraten.

Szenario
Eine Abteilung der Zentralregierung, das Ministerium für Lebensmittelhygiene (MFH), sieht sich einem zunehmenden Druck ausgesetzt, Kosten zu senken, die Leistung der Lieferanten besser zu steuern und die Verwirrung zu verringern, die durch unzureichende interne Kontrollen, veraltete Standards und veraltete Technologien verursacht wird. Externe Berater wurden beauftragt, eine Machbarkeitsstudie durchzuführen, um Optionen zur Lösung der Probleme sowie der wahrscheinlichen Kosten und Vorteile zu ermitteln. Folgende Optionen wurden berücksichtigt:
Nichts tun.
Ausgewählte Geschäftsfunktionen neu konstruieren.
Ausgewählte Geschäftsfunktionen auslagern.
Die Machbarkeitsstudie kam zu dem Schluss, dass ein Fall für die Auslagerung der MFH-Abteilung für Informationstechnologie und der Abteilung für Einrichtungen (Instandhaltung von Gebäuden und Grundstücken) vorliegt. Die Empfehlungen waren:
Ein Dienstleister sollte mit der Erbringung der derzeit von der Abteilung Informationstechnologie und der Abteilung Einrichtungen erbrachten Dienstleistungen beauftragt werden.
Mit dem ausgewählten Dienstleister sollte ein 10-Jahres-Servicevertrag vereinbart werden.
In der Machbarkeitsstudie wurden allgemeine Entwürfe der aktuellen Organisation, Prozesse, Systeme und Betriebsmodelle sowie ein Business Case für das erforderliche Projekt entwickelt. Die externen Berater gaben auch die folgenden Empfehlungen für das Projektmanagement ab:
Verwenden Sie PRINCE2.
Richten Sie das Projekt mit 4 Managementphasen ein:
Stufe 1. Standard-PRINCE2-Initiierungsaktivitäten.
Phase 2. Erstellen Sie detaillierte Entwürfe (zukünftige Organisation, Prozesse, Systeme und Betriebsmodelle) und die Service Level Agreement zwischen MFH und dem zukünftigen Service Provider.
Phase 3. Vorschläge anfordern und bewerten, Dienstleister auswählen und Vertrag abschließen.
Phase 4. Ausrüstung und Personal übertragen, Verantwortung für die Leistungserbringung übertragen und Probezeit durchführen.
Erste Schätzungen ergaben, dass das Projekt 2,5 Mio. GBP kosten und zwei Jahre dauern würde.
Die Geschäftsleitung der MFH stimmte zu, dass es einen Grund für ein Outsourcing gibt, und akzeptierte die Empfehlungen als Grundlage für das Projekt. Über einen Zeitraum von 10 Jahren wird eine Einsparung von 20 Mio. GBP erwartet.
Das Outsourcing-Projekt hat den Prozess zum Starten eines Projekts abgeschlossen und befindet sich jetzt in der Initiierungsphase.
Aufgrund der strategischen Bedeutung des Projekts hat der MFH-Vorstandsvorsitzende die Rolle des Geschäftsführers übernommen. Innerhalb der MFH wurde ein PRINCE2-erfahrener Projektmanager ernannt. Mitarbeiter innerhalb der ausgelagerten Geschäftsfunktionen arbeiten mit den externen Beratern zusammen, die die Machbarkeitsstudie durchgeführt haben, um die detaillierten Entwürfe zu definieren.
Welche 2 Aussagen sollten unter der Überschrift Erwartete Nachteile erfasst werden?

• A. Die Umsetzung des Projekts wird zwei Jahre dauern.
• B. Eine Investition von 2,5 Mio. GBP ist erforderlich.
• C. Die Moral der Mitarbeiter wird negativ beeinflusst.
• D. MFH verliert die direkte Kontrolle über die ausgelagerten Geschäftsfunktionen.
• E. Mitarbeiter verlieren möglicherweise die Möglichkeit, in der Informationstechnologie zu arbeiten.

Szenario
zusätzliche Information
Produktbeschreibung

Qualitätsnotizen aus dem Tagesprotokoll
Der Direktor der Abteilung Informationstechnologie (DIT) wurde gebeten sicherzustellen, dass alle Änderungen der ausgelagerten Personalarbeitsverträge dem Arbeitsrecht entsprechen. Das DIT überprüft künftige Stellenbeschreibungen der übertragenen Mitarbeiter, bevor der endgültige Vertrag mit dem ausgewählten Dienstleister unterzeichnet wird.
In der Service Level Agreement zwischen MFH und dem ausgewählten Dienstanbieter werden Art und Qualität des erforderlichen Dienstes festgelegt. Der ausgewählte Dienstleister muss die Industriestandards für die Bereitstellung ausgelagerter Dienste befolgen.
MFH verfügt über ein Qualitätsmanagementsystem, das für alle Dokumentationen ein Dokumentenkontrollverfahren enthält, das jedoch kein Änderungsmanagement umfasst.
Alle Projektdokumente werden einer Qualitätsprüfung unterzogen. Nominierte Produkte erfordern ein formelles Genehmigungsprotokoll, das vom Vorsitzenden der Qualitätsprüfung unterzeichnet wurde.
Auszug aus dem Entwurf der Qualitätsmanagementstrategie (kann Fehler enthalten) Einleitung
1. Dieses Dokument definiert den Ansatz, mit dem die erforderlichen Qualitätsniveaus während des Projekts erreicht werden sollen.
2. Der Projektvorstand trägt die Gesamtverantwortung für die Qualitätsmanagementstrategie.
3. Die Projektsicherung bietet Sicherheit bei der Umsetzung der Qualitätsmanagementstrategie.
Qualitätsmanagementverfahren - Qualitätsstandards
4. Der ausgewählte Dienstleister arbeitet nach Industriestandards für die Bereitstellung ausgelagerter Dienste.
5. Es werden MFH-Dokumentenstandards verwendet.
Aufzeichnungen
6. Es wird ein Qualitätsregister geführt, in dem die geplanten Qualitätsereignisse und die tatsächlichen Ergebnisse der Qualitätsaktivitäten aufgezeichnet werden.
7. Für jedes Produkt werden Konfigurationselementdatensätze geführt, um seinen Status, seine Version und seine Variante zu beschreiben.
8. Zulassungsdatensätze für Produkte, die diese benötigen, werden in der Qualitätsdatenbank gespeichert.
Rollen und Verantwortlichkeiten
9. Das DIT prüft, ob die Arbeitsverträge für ausgelagertes Personal dem Arbeitsrecht entsprechen.
10. Die Teammanager geben Einzelheiten zu den durchgeführten Qualitätsprüfungen an.
11. Teammanager stellen sicher, dass das Qualitätsregister mit den Namen der Teammitglieder aktualisiert wird, die am Überprüfungsprozess beteiligt sind.
12. Der ältere Benutzer überprüft die Produktbeschreibungen der vom ausgewählten Dienstleister herzustellenden Produkte, um sicherzustellen, dass sie erreicht werden können.
Das Service Level Agreement sieht aus wie jedes andere MFH-Dokument.

• A. Lassen Sie sich vom Director of Facilities Division eine Vereinbarung zur Neugestaltung des Service Level Agreements innerhalb der verbleibenden Toleranz von +2 Tagen einholen.
• B. Ein Problem ansprechen (außerhalb der Spezifikation).
• C. Keine Aktion erforderlich.
• D. Akzeptieren Sie diesen Fehler als Konzession.